Цифровая трансформация бизнеса: опыт внедрения low-code BPM-решений

Предприятия энергетического сектора и промышленности реализуют инвестиционные, научно-производственные, инфраструктурные проекты. Чтобы укладываться в сроки, развиваться согласно стратегии и оптимально расходовать бюджеты по портфелю, им нужны цифровые инструменты комплексной сквозной автоматизации.

Центральным решением может стать low-code BPM-платформа, позволяющая оптимизировать бизнес-процессы без привлечения разработчиков. Рассмотрим особенности внедрения таких систем в ТЭК и промышленности, их преимущества и реальные кейсы применения.

Особенности ПО для промышленных предприятий и ТЭК

Энергетика и промышленность — отрасли со сложной инфраструктурой и множеством взаимосвязанных процессов. ПО для них должно помогать бизнесу избегать простоев, контролировать исполнение бюджетов, тратить меньше времени на рутинные действия и согласования.

Давайте рассмотрим пример — строительство газопровода в рамках развития нефтегазовой компании. Это долгосрочный проект, и руководителю нужно координировать работу сотен специалистов, разбросанных по нескольким регионам, контролировать тысячи задач и миллиарды рублей бюджета, отслеживать сроки. При этом необходимо отчитываться перед топ-менеджерами и регуляторами.

В процессе нужно быстро реагировать на изменения в приоритетах, подключать новых специалистов, вести архив документов, оперативно согласовывать шаги. Всё это желательно делать в едином ПО — чтобы избежать утечек чувствительных данных, повторного ввода информации и путаницы.Традиционные подходы к разработке ПО не всегда позволяют реализовать эти особенности и оперативно реагировать на изменения бизнес-процессов. Это приводит к появлению «теневой ИТ-инфраструктуры» — сотрудники совместно работают в документах и таблицах, которые хранятся на персональных облачных дисках, обмениваются документами в мессенджерах и так нарушают правила информационной безопасности, дают друг другу задачи бессистемно, из-за чего результат может не соответствовать ожиданиям.

Решить эти проблемы и повысить производительность могут low-code решения.

Что такое low-code BPM-системы

Low-code — это подход к созданию цифровых решений с минимальным использованием кода. Пользователи могут самостоятельно настраивать систему с помощью визуальных инструментов, шаблонов, автоматической генерации интерфейсов. Более специфичные функции можно реализовать с помощью кода.

Low-code BPM-платформа позволяет применить этот способ разработки для цифровизации и автоматизации различных бизнес-процессов силами специалистов без глубоких технических знаний. Перезапускать всю систему при этом тоже не придётся, что позволит избежать простоев.

Ключевые особенности low-code BPM-решений

Возможность быстро внедрить и автоматизировать новый процесс. Представим, что нам нужно настроить процесс управления инцидентами на производстве. В случае со сложной разработкой эта задача попала бы в бэклог к ИТ-отделу и затянулась бы на срок от полугода, но с low-code всё проще:

• в системе создаётся форма регистрации инцидента с классификацией по типам и уровням критичности;
• настраивается автоматическое назначение ответственных в зависимости от типа инцидента и загрузки;
• задаются этапы обработки: анализ, устранение, проверка, закрытие;
• прописываются правила эскалации при превышении сроков реагирования.

Этот сложный процесс можно реализовать за месяц, что в разы быстрее традиционной разработки. Дальше к нему можно добавить интеграцию с системой мониторинга для автоматического создания инцидентов и автоматическую генерацию отчётов по инцидентам.

Коннекторы для интеграции. Low-code BPM-система интегрируется со внешними сервисами, учётными и ERP системами, управлением складами и базами данных с помощью API.

Гибкая настройка рабочих мест и прав доступа. В системе можно настроить типовые автоматизированные рабочие места под разные роли сотрудников. У них под рукой будут только нужные формы и шаблоны, а система поможет проконтролировать правильность действий.

Поддержка мобильных устройств. С их помощью можно координировать работу выездных сотрудников и специалистов на удалённых объектах, получать данные с полей без двойного ввода данных, организовывать сквозные процессы.

Но главное преимущество low-code решений — универсальность и экономическая эффективность. На одной платформе можно настроить ВКС и чаты для общения, управление проектами, CRM, портал для запросов в корпоративные службы и многое другое. Это даёт несколько преимуществ:

• Компания платит за меньшее количество лицензий.
• Сотрудникам не нужно тратить время на освоение новых интерфейсов.
• Развивать и обслуживать решение можно силами штатных специалистов, инвестиции возвращаются быстрее.
• Все процессы взаимосвязаны, в системе можно настроить сквозную аналитику всех результатов.

Пример: совокупная стоимость владения несколькими корпоративными системами и единой low-code платформой

Фонд «Сколково» и Аналитический центр TAdviser провели глубинное исследование, по результатам которого составили рейтинг процессных low-code платформ. Лидером стала «Первая Форма», на примере этого решения мы рассмотрим преимущества и возможности для автоматизации.

Автоматизация предприятий в сфере промышленности и энергетики на базе «Первой Формы»

«Первая Форма» — это low-code BPM-система для автоматизации бизнес-процессов. С её помощью можно оцифровать документооборот, управление проектами, CRM, корпоративные коммуникации, кадровые и другие процессы.

Гибкий конструктор позволяет реализовать специфику, характерную для топливно-энергетического комплекса и промышленности. Также в «Первой Форме» есть автогенерируемые API и готовые коннекторы для интеграции с другими решениями: 1С, Контур.Фокус и Диадок, СБИС и другими.

Рассмотрим примеры внедрения системы в этой энергетике и промышленности:

1. Создали единую корпоративную систему для автоматизации семи отделов энергетического холдинга

Компания-разработчик и поставщик энергоэффективных решений одновременно вела сотни проектов в разных регионах России. По каждому проекту сотрудники создавали и согласовали десятки документов. Чтобы работа с ними была эффективной и безопасной, нужна была система, в которой можно было бы объединить разные подразделения и настроить полноценную СЭД.

Решение, в котором холдинг работал раньше, нельзя было настроить под потребности компании. Необходимые процессы решили автоматизировать в гибком конструкторе «Первой Формы».

После обучения разработчики из команды холдинга сами реализовали СЭД с матрицами согласования для заявок, платежей и договоров, затем автоматизировали процессы АХО, ИТ-службы, отдела снабжения, охраны труда. Также настроили управление проектами, HR, юридический и финансово-экономический блоки.

Данные о деятельности каждого отдела система объединяет в отчёты, которые можно выгрузить в Excel-формате. Также в ней настроены интерактивные дашборды с графиками и таблицами.

В системе настроили внутреннее согласование с помощью УНЭП и массовую работу с подписями

2. Автоматизировали ЭДО и деловые коммуникации для производителя автотехники

Производитель техники для жилищно-коммунальных хозяйств и строительства поставляет продукцию по всей России. Для каждого клиента менеджеры индивидуально подбирают технику под задачи и условия. Спецификацию описывают в договорах и приложениях, которые согласуют от 5 до 15 ответственных сотрудников, и таких договоров могут быть десятки в месяц.

Раньше всю работу делали вручную. Чтобы оптимизировать траты ресурсов, холдинг решил внедрить централизованную систему с автоматизированным ЭДО, CRM и инструментами для общения.

Первым автоматизировали подготовку и согласование договоров. В системе настроена сложная матрица, по которой она выбирает согласователей и присылает им уведомления. Это помогло сократить время согласований на 25% и сэкономить около 260 тыс. руб. за первые три месяца после внедрения.

Далее настроили CRM-систему для работы с продажами длинного многоэтапного цикла. В ней автоматизировали планирование контактов с клиентами и организацию ознакомительных мероприятий на заводах, после которых в системе автоматически создаётся карточка продажи с привязанными документами. Общаться с клиентами менеджеры могут через интегрированную почту. Внутренние коммуникации также организованы в «Первой Форме».

Управлять этапами проекта можно с помощью интерактивной диаграммы Ганта

3. Автоматизировали управление проектами и ресурсами для научно-исследовательской компании в сфере ТЭК

Научно-исследовательский центр создаёт специализированное ПО и разрабатывает схемы и программы развития для отдельных компаний топливно-энергетического сектора.

Раньше сотрудники управляли проектными задачами в отдельном решении, а исполнителей букировали в Microsoft Project. Данные приходилось вводить по два раза, а контролировать работу в таком режиме было сложно. К тому же, Microsoft ушёл из России, и компания решила переехать на отечественное ПО — «Первую Форму».

В системе настроили конструктор проектов с шаблонами под все виды работ. По ним система сама создаёт задачи, руководителю нужно только заполнить сроки, бюджет и дополнительные параметры. Прогресс отслеживают на кастомной канбан-доске — цвет карточек на ней меняется в зависимости от статуса.

Информация о затраченных ресурсах подтягивается в интерфейс планирования. Через него можно отслеживать загрузку исполнителей по конкретным проектам. Отпуска система тоже учитывает.

Основа для low-code BPM-решений в энергетике и промышленности – проверенные решения от ведущих производителей оборудования

Для успешного внедрения low-code BPM-решений, таких как «Первая Форма», важно обеспечить не только программную, но и аппаратную поддержку. Оборудование, поставляемое дистрибутором TERA, включая серверы и системы хранения данных от ведущих производителей играет ключевую роль, обеспечивают высокую производительность, надёжность и масштабируемость, что особенно важно для предприятий энергетики и промышленности, где требования к ИТ-инфраструктуре крайне высоки.

Серверы Dell PowerEdge, HPE ProLiant, Lenovo ThinkSystem, xFusion идеально подходят для развёртывания low-code BPM-платформ, поддерживают современные процессоры Intel Xeon и AMD EPYC, позволяющие эффективно обрабатывать большие объёмы данных и обеспечивать бесперебойную работу бизнес-процессов, предлагают оптимальное соотношение цены и производительности.

• Высокая производительность для обработки сложных бизнес-процессов.
• Надёжность и отказоустойчивость, что критично для предприятий ТЭК.
• Поддержка виртуализации для оптимизации ресурсов и снижения затрат на ИТ-инфраструктуру.
• Интеграция с облачными решениями для гибкого управления ресурсами.
• Высокая степень защиты данных для соблюдения требований информационной безопасности.
• Поддержка современных технологий хранения данных, таких как NVMe.
• Энергоэффективность, снижающая эксплуатационные расходы.
• Простота управления и интеграции с существующей ИТ-инфраструктурой.
• Поддержка современных технологий, таких как искусственный интеллект и машинное обучение, контейнеризация и микросервисы.

TERA поставляет ИТ оборудование, которое обеспечивает высокую скорость обработки данных и бесперебойную работу бизнес-процессов, где требуется быстрая обработка большого количества задач, позволяет легко масштабировать ИТ-инфраструктуру в зависимости от потребностей бизнеса, что делает его идеальным выбором для предприятий, которые планируют расширять свои low-code BPM-решения.

Таким образом, интеграция оборудования от дистрибьютора TERA с low-code BPM-решениями позволяет предприятиям энергетики и промышленности не только автоматизировать бизнес-процессы, но и обеспечить высокую производительность, надёжность и экономическую эффективность своей ИТ-инфраструктуры.